PELLON KUNNAN 

PROJEKTIOHJE

Sisällysluettelo

Sivu

1. Projektit Pellon kunnassa			2

1.1 Pellon kunnan rooli projektissa			2
1.2 Projektin vaiheet				2

2. Projektin valmistelu				4

2.1 Esiselvitys				4
2.2 Projektisuunnitelma				4
2.3 Päätöksenteko kunnan osallistumisesta projekteihin	5
2.4 Projektien valmistelu ja päätöksenteko		5

3. Projektin hallinto ja toteuttaminen		7

3.1 Projektiorganisaation muodostaminen		7
3.2 Rahoitussopimukset				8
3.3 Projektisopimukset				8
3.4 Projektin toteutus ja valvonta			8
3.5 Projektin talous				8
3.6 Tiedottaminen ja julkisuus			10

4. Projektin päättäminen			11

Liitteet					13
Liite 1	Projektisuunnitelman sisältö		14
Liite 2	Projektihakemuksen valmistelu		15
Liite 3	Loppuraportin sisältö			16
Liite 4	Projektiasiakirjojen säilytys ja arkistointi	17
Liite 5	Luettelo Pellon kunnan projektitoimintaan
liittyvistä ohjeista ja tiedotteista		18
	Liite 6	EU-tiedon www-linkit			19

1. Projektit Pellon kunnassa

1.1. Pellon kunnan rooli projektissa

Projekti on asetettuihin tavoitteisiin pyrkivä ja ajallisesti rajattu kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus, jonka toteuttamisesta vastaa sitä varten perustettu organisaatio, jolla on käytettävissään selkeästi määritellyt resurssit ja panokset.

Pellon kunnan rooli projektin resurssin lähteenä tai toimijana vaihtelee riippuen siitä, minkä tyyppisistä projektista on kysymys. Pellon kunta voi olla mukana mm. seuraavanlaisissa projekteissa:

Kunnan oma projekti

Toteuttajana on yksi tai useampia hallintokuntia kunnan organisaatiosta, joista yhdellä on projektin vetovastuu. Projektiin voidaan saada myös kunnan ulkopuolelta rahoitusta, joka voi tulla kansallisesta lähteestä tai esim. EU:sta. Projektityöskentelynä voidaan toteuttaa myös hallintokunnan sisäisiä suunnittelu- ja kehityshankkeita.

Yhteistyöprojekti

Toteuttajana voi olla yksi tai useampia hallintokuntia kunnan organisaatiosta, mutta myös muita osapuolia kunnan organisaation ulkopuolelta. Kunnalla on projektin vetovastuu. Yhteistyöprojektien rahoitusrakenne on usein monipuolinen.

Osallisuusprojekti

Toteuttajana on yksi tai useampia hallintokuntia kunnan organisaatiosta, mutta myös muita osapuolia kunnan organisaation ulkopuolelta. Koko projektin vetovastuu on jollain muulla osapuolella kuin kunnalla, mutta kunta vastaa omasta osuudestaan projektissa, useimmiten myös taloudellisesti.

Rahoitusprojekti

Kunta toimii ainoastaan projektin osarahoittajana tai rahoituksen välittäjänä ilman toiminnallista vastuuta.

1.2 Projektin vaiheet

Projektille luonteenomaista on jakautuminen erilaisiin vaiheisiin, ideasta ja suunnittelusta edetään toimeenpanon kautta projektin päättymisen jälkeiseen vaikutusten arviointiin ja tulosten käyttöönottoon.

Projektin vaiheet, joiden mukaisesti myös tämä käsikirja on laadittu, on esitetty kuvassa 1.

Projektin alustava idea	

			↓

Projektin valmistelu			
* Esiselvitys
* Projektisuunnitelma
* Päätöksenteko		Projektin hylkääminen	
			
			↓

* Projektin hyväksyminen	

			↓
		
Projektin hallinto ja toteuttaminen	
* Projektiorganisaatio
* Rahoitus- ja projektisopimukset
* Toimeenpano ja valvonta
* Projektin talous
* Tiedotus ja julkisuus	

			↓
	
Projektin päättäminen			
* Loppuraportointi
* Päättökokous
* Projektikansio
* Valvontaan varautuminen		Projektin toteutuksen ja vaikutusten arviointi, projektin tulosten hyödyntäminen	

Kuva 1. Projektin vaiheet

2. Projektien valmistelu

Projektien valmistelu-, suunnittelu- ja toteutusvastuu on hallintokunnilla, jotka huolehtivat hankkeen viemisestä päätöksentekoprosessiin asianmukaisella tavalla.

2.1 Esiselvitys

Esiselvityksen avulla selvitetään projekti-idean perusteltavuus. Esiselvityksen pohjalta tehdään ratkaisu, lähdetäänkö ideaa viemään päätöksentekoprosessiin. Esiselvitys voi olla vapaamuotoinen, mutta se on hyvä tehdä myös kirjallisesti.

Esiselvityksessä otetaan kantaa seuraaviin arviointikriteereihin:

Projektin tarpeellisuus ja perustelut
* 	Miksi projektia tarvitaan
* 	Mitkä ovat erilaiset ongelman ratkaisuvaihtoehdot
* 	Sisältyvätkö projektin tavoitteet myös kunnan strategioihin ja/tai ao. tulosyksikön toimintasuunnitelmaan
*	Tukeeko projektin tavoite kunnan/tulosyksikön toiminta-ajatusta
*	Mikä on projektin hyöty henkilöstölle/kuntalaisille
*	Mitkä ovat projektin tulosten hyödyntämismahdollisuudet

Projektin rahoitus
*	Miten projekti rahoitetaan
*	Onko projektiin saatavissa ulkopuolista rahoitusta kansallisista tai EU-lähteistä ja 
*	millä ehdoilla/määräajoilla/menettelytavoilla

Projektin yhteistyökumppanit

Mikäli projektiin otetaan mukaan kotimaisia tai kansainvälisiä kumppaneita, on kumppanuuden rakentaminen aloitettava esiselvitysvaiheessa. Kumppanin valinnassa kannattaa käyttää hyväkseen jo olemassa olevia kontakteja (esim. ystävyyskuntaverkostot, muut yhteistyösopimukset, henkilökohtaiset verkostot).

Kumppani valitaan siten, että kumppanin erityisosaaminen tai muut erityisavut (esim. kontaktiverkostot) edesauttavat projektin tavoitteiden saavuttamista. Kumppanuus on hyvä dokumentoida esim. aiesopimuksin heti, kun riittävät päätökset ovat olemassa.

2.2 Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi sekä projektin toimeenpanon työkaluksi. Projektisuunnitelmassa pyritään resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvioiden pitävyyteen.

Milloin on mahdollista, projektisuunnitelman valmistelee projektin vetäjä yhdessä ohjausryhmän tai projektiryhmän kanssa. Kaikissa tapauksissa projektisuunnitelman tulisi laatia henkilö, joka osallistuu projektin toimeenpanoon.

Projektisuunnitelman pitää antaa vastaukset seuraaviin peruskysymyksiin:
*	Miksi projekti toteutetaan, mihin sillä pyritään
*	Mitkä ovat projektin tavoitteet ja miten niiden saavuttamista mitataan
*	Mitä tuotoksia projektilta edellytetään, jotta tavoitteisiin voidaan päästä
*	Miten projekti toteutetaan
*	Miten projekti organisoidaan ja rahoitetaan

Projektisuunnitelmaa päivitetään tarpeen mukaan asettamispäätöksen tai ohjausryhmän velvoittamana. Esimerkki projektisuunnitelman sisällysluetteloksi on liitteenä 1.

Kun Pellon kunta harkitsee osallistumista toisen tahon koordinoimaan projektiin, pyydetään projekti-ideaa esittäneeltä taholta projektisuunnitelma.

2.3 Päätöksenteko kunnan osallistumisesta projekteihin

Päätös projektin perustamisesta tai projektiin osallistumisesta tehdään normaalin päätöksentekojärjestelmän puitteissa projektisuunnitelmaan pohjautuen. 

Silloin kun projektille ei ole varattu käyttösuunnitelmaan määrärahaa, viedään projektin käynnistäminen ao. toimielimen käsittelyyn määrärahakatteen osoittamiseksi projektin käyttöön. Jos projekti vaatii määrärahoja seuraavinakin vuosina, määrärahat ja toiminnalliset tavoitteet osoitetaan tulevien vuosien talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa.

2.4 Projektien valmistelu ja päätöksenteko

Pellon kunnan hallinnossa valmisteltavien ja toteutettavien projektien on tuettava kunnan yleisessä strategiassa, elinkeinostrategiassa tai muussa virallisessa tavoiteasiakirjassa asetettuja tavoitteita tai oltava muutoin perusteltavissa ko. hallintokunnan toiminta-ajatusta tukevaksi.

Projektien valmistelu, hakemusprosessi ja toimeenpano edellyttää usein erityisasiantuntemusta. Pääasiallinen vastuu hankkeiden valmistelusta, toteuttamisesta ja toimeenpanosta on hallintokunnilla itsellään. Yleinen seuranta- ja valvontavastuu kuuluu kunnanhallitukselle. Projekti tulee mahdollisuuksien mukaan aikatauluttaa ja nivoa kunnan suunnittelujärjestelmään.

Projektihakemus

Kun projektille haetaan rahoitusta ulkopuolisista rahoituslähteistä, esim. EU:lta, on rahoittajalle tehtävässä rahoitushakemuksessa noudatettava siitä annettuja ohjeita ja tutustuttava tarkoin ko. rahoitusohjelman mahdollisiin ohjelma-asiakirjoihin, tavoitteisiin ja erityiskriteereihin. Projektihakemuksen valmisteluohje on liitteenä 2.

Kunnan hallinnossa rahoitushakemukset käsitellään asianomaisissa toimielimissä. Jos rahoitushakemuksen jättäminen tuodaan päätettäväksi kesken talousarviovuoden, eikä se ole toteutuessaan rahoitettavissa ko. hallintokunnan budjetin raamissa ja/tai se tulee aiheuttamaan kunnalle merkittäviä kustannusvaikutuksia tulevina vuosina, viedään hakemus kunnanhallituksen/kunnanvaltuuston käsittelyyn. Hakemuksen, samoin kuin mahdollisen aiesopimuksen, jolla sitoudutaan jonkun toisen koordinoimaan yhteistyöhankkeeseen, voi allekirjoittaa henkilö, joka hallintosäännön mukaan on siihen oikeutettu.

Tieto jätetyistä ja hyväksytyistä projektihakemuksista on toimitettava kunnan arkistonhoitajalle / ao hallintokunnan kirjaajalle kirjattavaksi kunnan asianhallintajärjestelmään, jossa jokaista projektia varten avataan oma kortti. 

EAKR- ja ESR -osarahoitteisia toimia koskevat hankkeet valmistellaan yhteistyössä paikallisen työ- ja elinkeinotoimiston sekä Lapin työ- ja elinkeinokeskuksen kanssa.

Kulloinkin haettavissa olevista projektirahoituksia koskeva ajankohtaisin tieto löytyy useimmiten internetin välityksellä, liitteessä 6 on www-linkkejä.

3. Projektin hallinto ja toteuttaminen

3.1. Projektiorganisaation muodostaminen 

Projektiorganisaatio käsittää projektipäällikön ja ohjausryhmän sekä tarvittaessa projektiryhmän, projektisihteerin sekä asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä. Noudatetaan myös rahoittajan antamia ohjeita. Projektiorganisaatiossa tehtävät ja vastuut jakautuvat seuraavasti: 

Projektin vastuuhenkilö 

Asettamispäätöksessä nimetään kunnan vakinaiseen henkilöstöön kuuluva vastuuhenkilö, jolla on pääasiallinen vastuu projektista. 

Projektin ohjausryhmä 

Projektin ohjausryhmä edustaa projektin asettajaa ja rahoittajia. Ohjausryhmään voi kuulua myös projektin tavoitteiden kannalta oleellisia asiantuntijoita. Pienissä projekteissa ohjausryhmää voi vastata projektin vastuuhenkilö. 

Ohjausryhmän jäsenet myötävaikuttavat projektin tavoitteiden mukaiseen toteuttamiseen toimimalla asian esittelijöinä taustaorganisaatiossaan. 

Ohjausryhmä ohjaa ja valvoo projektin toteuttamista projektisuunnitelman mukaisesti, hyväksyy sen tulokset sekä esittää mahdolliset jatkotoimenpiteet.

Projektipäällikkö 

Projektipäälliköllä on kokonaisvastuu projektin toteuttamisesta hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti. Hän organisoi projektiryhmän ja ohjaa sen toimintaa. 

Projektipäällikkö seuraa projektin taloussuunnitelmaa ja vastaa raportoinnista ja tilityksen hoitamisesta ajallaan. Hän valmistelee ohjausryhmän kokoukset ja tuo ohjausryhmään sen käsittelyä edellyttävät asiat.

Projektipäällikkö huolehtii dokumentoinnista ja arkistoinnista. Hän toimittaa arkistonhoitajalle / hallintokunnan kirjaajalle asianhallintajärjestelmään liitettäväksi kohdassa 4. Projektin päättäminen Projektikansiossa *-merkityt asiakirjat sähköisinä. 

Projektipäällikön on soveltuvin osin noudatettava kunnan yleisiä sääntöjä ja ohjeita. (Liite 5)

Projektisihteeri 

Projektisihteeri toimii projektipäällikön alaisuudessa ja huolehtii projektipäällikön antamista tehtävistä. 

Projektiryhmä/asiantuntijat 

Muut projektiin nimetyt henkilöt toimivat alansa asiantuntijoina ja huolehtivat projektipäällikön antamien tai sopimuksella määriteltyjen tehtävien suorittamisesta. 

3.2 Rahoitussopimukset 

Projektin kirjallinen rahoitussopimus ohjaa projektin aikataulua, raportointia, tiedotuskäytäntöä sekä asiakirjojen säilyttämistä. 

3.3 Projektisopimukset 

Kun kyseessä on yhteistyö-, osallisuus- tai rahoitusprojekti, on yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävä kirjallinen yhteistyösopimus, jossa määritellään kumppaneiden vastuut ja oikeudet riittävällä tasolla liittyen esim. toimenpiteisiin, rahoitukseen, raportointiin ym. Kirjallisten sopimusten merkitys korostuu hankkeissa, joissa Pellon kunta on koordinoijana. 

3.4 Projektin toteutus ja valvonta 

Projekti toteutetaan projektipäällikön johdolla projektisuunnitelman mukaisesti. Merkittävistä projektisuunnitelman muutoksista on neuvoteltava ohjausryhmässä sekä projektin rahoittajien kanssa ja tarvittaessa hankittava hyväksynnät muutoksille.

Projektin valvonta kuuluu projektin asettajalle, rahoittajille sekä ohjausryhmälle ja se tapahtuu säännöllisesti järjestettävissä ohjausryhmän kokouksissa sekä/tai raportointimenettelyiden kautta. 

Raportoinnista päätetään projektin asettamisen yhteydessä ja rahoitussopimuksien raportointivaatimukset otetaan huomioon.

3.5. Projektin talous

Yleiset periaatteet

Projektien talouteen sovelletaan kunnan yleisiä kirjanpidossa sekä muussa laskentatoimessa noudatettavia säädöksiä, ohjeita ja periaatteita. Näitä ovat kuntalaki, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeet ja lausunnot, kirjanpitolaki soveltuvin osin, hallintosääntö ja sitä täydentävät ohjeet.

Kirjanpito

Ennen kuin hankkeelle syntyy kirjanpitotapahtumia, seurannasta pitää sopia etukäteen kunnan pääkirjanpitäjän kanssa. Jokaiselle hankkeelle perustetaan laskentajärjestelmään oma hankenumero. 

Menot ja tulot kirjataan suoriteperusteisesti eli tulo kirjataan sen vuoden tuloksi, jolloin palvelu on luovutettu ja meno kuluksi sille vuodelle, jolloin palvelu/tavara on vastaanotettu. Useampivuotisissa hankkeissa esimerkiksi etukäteen saatu tulo pitää tilinpäätöksessä jaksottaa eli siirtää seuraavan vuoden tuloksi.

Projektipäällikön vastuulla on, että kirjanpidon tositteet on asianmukaisesti hyväksytty sekä että laskut menevät ajallaan maksuun.

Maksuliikenne

Palkat ja ostolaskut maksetaan kunnan maksuliikenteen yhteydessä palkanlaskenta- ja ostoreskontrajärjestelmiä hyväksikäyttäen. Laskut voi hyväksyä ainoastaan kunnan viranhaltija, joka on nimetty projektin vastuuhenkilöksi.

Tulot ja avustukset ohjataan pääkirjanpitäjän/kirjanpitäjän ilmoittamalle pankkitilille. Omaa pankkitiliä ei saa avata. Maksatushakemukset ja tilitykset on tehtävä viivytyksettä, jotteivät projektin menot rasita kunnan maksuvalmiutta.

Toteutuneen seuranta ja raportointi

Projektiraportointi perustuu kunnan kirjanpitoon. Raportit ovat juuri niin oikeita, kuin on järjestelmään tallennettu tieto. Tästä syystä projektipäälliköllä on erityinen vastuu seurata projektinsa raportteja ja korjata välittömästi niissä havaitsemansa virheet.

Projektin valmistelu
		
Projektisuunnitelma	Projektin budjetti	
* Tausta ja ratkaistava ongelma
* Tavoitteet ja odotetut tulokset
* Tehtävät ja aikataulu
* Resurssit	* Projektin kustannukset
* Rahoitus oma/ulkopuolinen	
		
		Projektin toteutus

Projektin toiminnan raportointi	Projektin taloudellinen raportointi	Laskutus	
* Tavoitteet/suunnitelma
* Toimenpiteet/suunnitelma
* Resurssit/suunnitelma
* Tulokset/suunnitelma	* Kustannukset/budjetti
* Rahoitus/suunnitelma		

		Raportointi

Kuva 2. Projektin vaiheiden ja raportoinnin kytkeytyminen toisiinsa.

Kirjanpidon dokumentointi ja tositteiden säilytys

Nykyisen käytännön mukaan tositteita säilytetään 10 vuotta.

Mikäli projektin rahoittaja vaatii, niin projektin alkuperäiset tositteet säilytetään projektiasiakirjoissa erikseen kunnan virallisesta kirjanpitoaineistosta. Viralliseen kirjanpitoaineistoon liitetään hyväksytyistä ja numeroiduista tositteista kopio, joissa on myös merkintä alkuperäisen tositteen säilytyspaikasta. Tositteita säilytetään vähintään 10 vuotta, kuitenkin vähintään rahoittajan vaatiman ajan.

Kunnan siirtyessä sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen vuonna 2010, kirjanpito antaa ohjeet tositteiden säilyttämisestä.

3.6. Tiedottaminen ja julkisuus

Projektin asettamispäätöksen tekijän tulee huolehtia, että käynnistyvästä hankkeesta tiedotetaan asianmukaisella ja kuntalain velvoittamalla tavalla.

Projektin asettamisen jälkeen aktiivisen sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen vastuu on projektipäälliköllä tai erikseen määrätyllä henkilöllä. Esim. EU-hankkeissa aktiiviseen tiedottamiseen sitoudutaan rahoittajasopimuksessa.

Ulkoisessa tiedottamisessa voi hyödyntää myös hallinnossa olevia alan asiantuntijoita.

4. Projektin päättäminen

Loppuraportti 

Projektipäällikkö yhdessä ohjausryhmän kanssa vastaa loppuraportin laadinnasta. Loppuraportti laaditaan asettamispäätöksessä tai rahoitussopimuksessa annettuun päivämäärään mennessä. Siinä arvioidaan projektin kulkua projektisuunnitelman pohjalta. Loppuraporttiin kuuluvat projektin toiminnan ja tulosten kuvaus sekä tulosten arviointi ja esitykset toimenpiteiksi. Loppuraporttiin on hyvä liittää lyhyt tiivistelmä projektista. Loppuraportin sisältö on liitteenä 3.

Päättökokous 

Ohjausryhmän päättökokouksessa keskitytään projektin ja sen tulosten arviointiin, loppuraportin ja toteutuneen kustannusarvion hyväksymiseen sekä jatkotoimenpiteistä päättämiseen. Jatkotoimenpiteiden tavoitteena on projektin tulosten käyttöönotto tai edelleen kehittäminen sekä tehtävien ja vastuun siirto projektiorganisaatiolta perusorganisaatiolle. 

Projektin päättymisestä on ilmoitettava myös rahoittajille, kumppaneille ja sidosryhmille ja tarvittaessa myös toimielimille ja julkisuuteen.
 
Projektikansio 

Projektikansio sisältää kaiken projektia koskevan keskeisen aineiston. Projektikansion säilytysaika on tarkistettava projektikohtaisesti. Arkistolaitoksen pysyvästi säilytettäviksi määräämät asiakirjat säilytetään erillään määräajan säilytettävistä. Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajaksi voidaan hävittämisen helpottamiseksi merkitä pisimmän määräaikaisen säilytyksen vaativan asiakirjan mukainen aika.  

Projektikansio sisältää seuraavat dokumentit:
( *-merkityt toimitettava sähköisinä arkistonhoitajalle / hallintokunnan kirjaajalle liitettäviksi diaariin)

-	Esiselvitys (tarvittaessa) (*)
-	Asettamispäätös 
-	Projektisuunnitelma (*)
-	Pöytäkirjat ja muistiot - ohjausryhmä, projektiryhmä, muut
-	Kirjanpito
-	Kirjeenvaihto (projektin kannalta merkityksellinen)
-	Projektisopimukset (*)
-	Rahoitukseen liittyvät sopimukset (*), hakemukset (*), tilitykset ja raportit (*)
-	Loppuraportti (*)
-	Arviointi (*)
-	Mahdolliset tilintarkastajien lausunnot

Projektin lopettaminen ja lopputyöt

Projektin loppuun on syytä varata n. 1-2 kuukauden aika, jolloin varsinainen toiminta on päättynyt. Tuona aikana hoidetaan loppuraportit, maksatukset ja asiakirjojen luovutus kunnan arkistoon. 

Asiakirjat luovutetaan arkistonhoitajalle järjestettynä, lueteltuna, nimiöitynä ja säilytysaika merkittynä. ( Liite 4) 

Liitteet

Liite 1	Projektisuunnitelman sisältö
Liite 2	Projektihakemuksen valmistelu
Liite 3	Loppuraportin sisältö
Liite 4	Projektiasiakirjojen säilytys ja arkistointi
Liite 5	Luettelo Pellon kunnan projektitoimintaan liittyvistä 
ohjeista ja tiedotteista
	Liite 6	EU-tiedon www-linkit

Liite 1	Projektisuunnitelman sisältö

Projektisuunnitelmassa tulee käsitellä ainakin seuraavia asioita:

	*	Projektin tausta ja ratkaistava ongelma

	*	Tavoitteet

	*	Odotettavat tulokset ja tulosten hyödyntäminen

	*	Projektin tehtävät

	*	Projektin aikataulu

	*	Projektin resurssit, kustannusvaikutukset ja rahoitus

*	Organisaatio

	*	Raportointi

*	Tiedottaminen

Tarvittaessa projektisuunnitelmaan voidaan lisätä muitakin osia, esim. tiivistelmä (usein tarpeen projektin markkinoimiseksi rahoittajille tai mahdollisille yhteistyöosapuolille), riskien kartoitus ja varautuminen riskeihin, yhteistyökumppanien kuvaus, rajaukset muihin projekteihin jne. 

Liite 2	Projektihakemuksen valmistelu

Projektihakemuksen valmistelussa huomioitava:

*	Varaa riittävästi aikaa hakemuksen valmisteluun. Huomaa, että valmistelukuluja ei voi laskuttaa projektista jälkikäteen.

*	Tutustu tarkkaan rahoitusohjelman tavoitteisiin, vaatimuksiin, rajoituksiin ja rahoituksen luonteeseen. Voit tarkistaa yksityiskohtia myös suoraan ohjelmaa koordinoivalta organisaatiolta. Ole ennakkoon yhteydessä rahoittajaan ja pyydä ohjeistusta, mahdollisia lomakepohjia yms.

*	Vastaa hakemuksella tarkasti ohjelma-asiakirjassa asetettuihin kriteereihin ja vaatimuksiin (esim. valintakriteerien muodollinen täyttäminen).

*	Hakemuksen tulee olla selkeä, konkreettinen ja perusteltu yksityiskohtia myöten.

*	Hakemuksen tulee antaa arvioivalle asiantuntijalle kuva, että idea on kestävä ja helposti ymmärrettävissä ja suunnitelma on tasapainossa kustannusarvion kanssa.

*	Muista tavoitteenasettelun realistinen taso. Projektin onnistumista arvioidaan saavutuksilla suhteessa hakemusasiakirjassa asetettuihin tavoitteisiin.

*	Liitä hakemukseen aina yhteenveto. Muista, että yhteenveto on usein ensimmäinen asia, jonka asiantuntijat lukevat, tee siitä mielenkiintoinen! Yhteenvedon tulee vastata kysymyksiin Miksi? Kuka? Mitä? Kenelle? Kuinka?

*	Viimeistele hakemus. Viimeistelemätön, huolimaton ulkoasu heikentää hakemuksen mahdollisuuksia.

*	Liitä hakemukseen aiesopimukset kaikilta kumppaneilta

*	Suoraan EU:n komissioon lähtevät hakemukset on hyvä laatia englanniksi tai ranskaksi huolimatta suomen kielen virallisesta asemasta. Käytä kääntäjää, mikäli et ole varma kielitaidostasi.

Liite 3	Projektin loppuraportin sisältö

Projektin loppuraportissa tulee käsitellä ainakin seuraavia asioita
	
*	Projektin tausta ja tavoitteet

	*	Projektiorganisaatio

	*	Projektin kustannukset ja rahoitus

	*	Toteutetut toimenpiteet

	*	Saavutetut tulokset

	*	Saatujen kokemusten arviointi

	*	Ehdotukset jatkotoimenpiteiksi/ projektin tulosten käyttöönotto

	*	Yhteenveto

Mikäli esim. rahoittaja antaa erilliset ohjeet loppuraportin muodolle ja sisällölle, on raportti laadittava ko. ohjeiden mukaisesti. 

Liite 4	Projektiasiakirjojen säilytys ja arkistointi

Pellon kunnan omissa ja Pellon kunnan hallinnoimissa yhteistyöprojekteissa noudatetaan asiakirjojen osalta seuraavia säilytysaikamääräyksiä ja ohjeita.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat:

1.	Hakemusta koskevat omat päätökset
	- yleensä toimielimen kokouksen päätös, joka säilyy pysyvästi pöytäkirjassa
2.	Projektin hankerekisteri
- tarkoittaa kunnan kaikista hankkeista ja projekteista pidettävää rekisteriä
3. 	Toimintaa ja tuloksia koskevat väli- ja loppuraportointiasiakirjat
4.	 Projektin/hankkeen arviointiin liittyvät arviointiraportit, -selvitykset tai vastaavat yhteenvetoasiakirjat.

Muu aineisto on määräajan säilytettävää. Sitä säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelmissa ilmenevä aika tai rahoittajan määräämä aika, mikäli se on pitempi. Määräajan säilytettävälle aineistolle voidaan määritellä yksi säilytysaika pisimpään säilytettävän aineiston mukaisesti.

Asiakirjat on ennen arkistoon luovuttamista järjestettävä ja luetteloitava. 

Muun kuin Pellon kunnan hallinnoiman projektin asiakirjat säilyttää projektia hallinnoiva taho. Projektista kuntaan toimitetut asiakirjat säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyn ajan.

Liite 5	Pellon kunnan projektitoimintaan 
liittyvät ohjeet

	Tämän ohjeen lisäksi toiminnassa tulee ottaa huomioon mm. 

- Hallintosääntö
- Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin toimintaohje
- Projektiasiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelma
- Hankintoja koskeva ohjeistus

Liite 6	EU-tiedon www-linkit

Mm seuraavilta www- sivuilta on saatavissa ajankohtaisin tieto mm. EU:n keskeisistä ohjelmista ja rahoituksesta: 

Euroopan unioni: http://europa.eu

Valtioneuvosto ja ministeriöt: http://valtioneuvosto.fi

Suomen Kuntaliitto: http://kunnat.net

Lapin liitto: http://www.lapinliitto.fi

Lapin TE-keskus http://www.te-keskus.fi/lappi